تتحقق الأهداف الإستراتيجية والمالية لأي مشروع بعدم تجاوز الجدول الزمني وميزانيته ، والتطبيق الناجح لأدوات وتقنيات التخطيط الحديث للمشروعات ومراقبتها وإدارتها وإعداد تقارير التقدُّم المحرز فيها ، ولكي يتم ذلك بصوره صحيحة يجب الالتزام بخطوات إدارة المشاريع التي تبدأ بالتخطيط ؛ حيث يتم صياغة فكرة المشروع ، و تحديد أهدافه، والنتائج المتوقعة منه؛ عن طريق تنفيذ خطة تفصيليّة تساعد على برمجة العمل الخاص بالمشروع، وتوضيح تصورٍ حول الخطوات المناسبة لسيره؛ ثم يأتي تنظيم المشروع باستخدام الموارد بهدف مُقارنتها مع النّشاطات المُحددة في السابق؛ وتحديد الموارد البشريّة وتُصمم الإجراءات الخاصة بتقييمه المرحليّ؛ من أجل الوصول إلى تحديد التكاليف التي يحتاجها، ثم يأتي دور التوثيق وإعداد التقارير؛ حيث يُعدّ التوثيق من النشاطات المهمّة لإدارة المشاريع، فهو وسيلةً لمُتابعة كافّة الأعمال والتطوّرات الخاصة بها، أمّا التقارير فهي الوسائل التي تساعد على تحديد فعالية المشاريع والكفاءة الخاصة بها ، وحصر نقاط التطوّر، وتقديم التوصيات التي تساعد على تعزيز سير العمل. وأخيراً إنشاء النُظُم الخاصة بالتقييم والمُتابعة، وهي عمليّات متكرّرة تسعى إلى الحصول على معلومات عن كافة الأعمال والنشاطات الخاصة بالمشروع؛ من أجل التحقّق من سيرها وفقاً لخُطة العمل، أمّا التقييم فهو قياس الأداء المُرتبط بنشاطٍ مُعيّنٍ ومُحددٍ مُسبقاً؛ من أجل المساهمة في إصدار أحكامٍ نهائيّة حول ذلك النشاط، ومدى قُدرته على الوصول إلى الأهداف المُتوقّعة منه خلال مدّةٍ زمنيّةٍ معيّنة.

حول الخطوات الأساسية لإعداد المشاريع حاضرت الدكتورة مها الشال ضمن فعاليات البرنامج التدريبي

"أساسيات إدارة المشروعات "

الذي تنفذه الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين بمعهد التخطيط القومي